Was Sie erwartet
RPA (oder auch: „Robotic Process Automation“) stellt eine neue Art von Software-Lösungen dar, die immer mehr Aufmerksamkeit erlangt. Im Vordergrund steht dabei die Digitalisierung verschiedenster Geschäftsprozesse. Lagen Backoffice-Tätigkeiten wie Buchhaltung und Co. bisweilen in den Händen einer Heerschar von Mitarbeitern, so könnten diese schon bald von intelligenten Bots (so heißen die ausgetüftelten Software-Programme) ausgeführt werden. Die Funktionsweise ist dabei denkbar einfach: und zwar imitiert ein solcher Software-Roboter entweder komplett die ansonsten vom Menschen erledigten Tätigkeiten oder dient diesem als digitale Assistenz. Gemäß Expertenschätzungen nutzen heute bereits rund 71 Prozent aller Unternehmen in Deutschland RPA auf die ein oder andere Weise – darunter vor allem größere Konzerne und international tätige Unternehmen. Für den Mittelstand stellen RPA-Lösungen vielerorts aber noch ein Fremdwort dar. Gerade hier schlummern aber unzählige, versteckte Potenziale, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und damit personelle Ressourcen sowie Kosten einzusparen. Der nun folgende Artikel soll sich daher einmal mit den vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten in puncto RPA für die Automatisierung Mittelstand befassen. Ferner sollen die wichtigsten Anforderungen für das Automatisieren von Geschäftsprozessen aufgeführt werden. Zu guter Letzt soll die Thematik anhand eines theoretischen Beispiels für ein mittelständisches Maschinenbau-Unternehmen verdeutlicht werden.
Was Sie erwartet
RPA ist vor allem für KMUs interessant
RPA in KMUs – Utopie oder doch bereits Realität? Diese Frage dürften Sie als Leser sich vermutlich jetzt gerade stellen? Und tatsächlich sind kleine und mittelständische Unternehmen in puncto Geschäftsprozesse automatisieren bis zuletzt noch ziemlich lethargisch unterwegs gewesen: nur rund 52 Prozent aller KMU schrieben RPA im vorletzten Kalenderjahr 2020 eine wichtige Rolle zu. Mittlerweile hat sich die anfangs noch eher zögerliche Haltung drastisch geändert! Gemäß einer Marktforschung des Unternehmens IDG Research Services haben bereits über 18 Prozent aller KMU in Deutschland eines oder mehrere RPA-Pilotprojekte umgesetzt. Etwa 24 Prozent planen derzeit den aktiven Einsatz von RPA im individuellen Geschäftsalltag. Kurzum: RPA rutscht auf der Agenda von kleinen und mittelständischen Unternehmen immer mehr nach oben und beginnt, gelebte Realität zu werden! Was an sich auch nicht verwunderlich ist: Denn RPA bietet gerade KMUs eine Fülle von Vorteilen und lässt sich verhältnismäßig einfach und flexibel umsetzen. Gerade kleinere Unternehmen mit nur überschaubaren Investitionskapazitäten können davon profitieren. Außerdem: vor allem in KMU werden viele Prozesse des täglichen Geschäftsalltags entweder noch analog, sprich: in Aktenordnern oder aber digital über einfach strukturierte Desktop-Anwendungen wie zum Beispiel Microsoft Excel und Co. abgewickelt. Gerade für derartige Routineabläufe scheint RPA im Zuge der Automatisierung von Geschäftsprozessen wie gemacht! Um Ihnen einen detaillierteren Einblick in die Fähigkeiten von RPA zu gewähren, möchten wir in den nun folgenden Unterabschnitten zudem auf die nachstehenden Punkte eingehen:
- Was kann RPA?
- Welche Prozesse kommen infrage?
- Was ist digitale Automatisierung?
Was kann RPA?
Vorweg: Die Bots für die robotergesteuerte Prozessautomatisierung verfügen über die gleichen, digitalen Fähigkeiten, wie Menschen auch und arbeiten vielerorts sogar präziser, weniger anfällig für Fehler sowie ausdauernder! Stellen Sie sich RPA zunächst als eine Art digitale Workforce vor, die in jedwede Systeme integriert werden kann. Derartige Bots können für Sie künftig standardisierte Desktop-Tätigkeiten wie zum Beispiel das Kopieren und das Einfügen von Daten, das Auslesen von Webinformationen sowie die Durchführung von Berechnungen übernehmen. Weitere Kernkompetenzen von RPA sind die Verbindung mit verschiedenen APIs sowie die Analyse von E-Mails. Die Bots lassen sich zudem an jede, beliebige Schnittstelle anpassen – auch jeder noch so individuelle Workflow kommt dafür infrage. Und das Gute daran: Sie müssen die bestehenden Geschäftssysteme, Anwendungen oder Prozesse vorab nicht einmal ändern, um diese anschließend via RPA zu automatisieren. Ihre RPA-Bots können darüber hinaus geplant, angepasst, geklont oder geteilt werden und eignen sich im Grunde genommen für alle repetitiven Aufgaben im jeweiligen Geschäftsalltag.
Welche Geschäftsprozesse kommen zum automatisieren infrage?
Ob Ihr individuelles Projekt in puncto „Geschäftsprozesse automatisieren“ via RPA am Ende von Erfolg gekrönt ist oder nicht, das hängt ganz maßgeblich von der richtigen Auswahl der dafür infrage kommenden Prozesse ab. So werden zum einen technische, aber auch wirtschaftliche und organisatorische Kriterien an die Auswahl der Prozesse gestellt. Diese müssen zunächst von einem interdisziplinären Team ausgewertet werden. Dieses Team macht sich dann an die Prozessauswahl, in welcher Prozesse, die für die Automatisierung angedacht sind, zusammengetragen werden. Für RPA eignen sich demnach am besten Prozesse, die die folgenden Kriterien erfüllen:
- hoher Standardisierungsgrad der Aufgabe
- niedrige Komplexität
- Aufgabe basiert auf Regeln
- Prozess ist ausgereift und in seinem Ablauf stabilisiert
- der Prozess besitzt ein wirtschaftlich hohes Transaktionsvolumen
- der Prozess weist eine erhöhte Anfälligkeit für menschliche Fehler auf
- der Prozess verbraucht (in bisheriger Form) viel Zeit
- Outsourcing wäre zu problematisch oder verstößt gegen Datenschutzbestimmungen
- der Prozess ist monoton und bedarf nur einer geringen, menschlichen Intervention
Speziell in KMUs sind derartige Tätigkeiten oft in der Personalabrechnung, in der Buchhaltung sowie in diversen Backoffice-Tätigkeiten vorzufinden. Gerade hier kann RPA dann sein volles Potenzial entfalten!
Was ist digitale Automatisierung?
Die digitale Automatisierung beschreibt einen ganzheitlichen Automatisierungsansatz, der einzelne Teilprozesse oder komplette Prozessketten abdecken kann. In der Umsetzung kann RPA sogenannte Low Code-Anwendungen wie zum Beispiel Excel-Dateien, ERP-Systeme oder anderweitige Desktop-Anwendungen teil- oder vollautomatisieren. Hauptziele stellen dabei die Effizienzsteigerung und die Kostensenkung dar, die durch die Einsparung in puncto Personaleinsatz generiert werden können. Grundsätzlich kann RPA eine Vielzahl von administrativen sowie dokumentenlastigen Aufgaben in Ihrem Unternehmen ausführen. Hier muss die digitale Automatisierung folgende Punkte aufgreifen:
- Welche Prozesse kommen überhaupt für das Automatisieren infrage?
- Der jeweilige Ist-Prozess muss verstanden und analysiert werden.
- Schwachstellen im Ist-Prozess müssen aufgedeckt werden.
- Es muss sich ein Überblick über den Soll-Prozess verschafft werden.
- Implementierung etwaiger Lösungsansätze in puncto Geschäftsprozesse automatisieren.
- Nachkontrolle und gegebenenfalls Anpassung von RPA-Lösungen.
Die digitale Automatisierung beschäftigt sich also mit dem kompletten Ablauf, beginnend bei der Auswahl der Prozesse, der Analyse dieser sowie der Verbesserung jener und mit der Einsetzung eines schlussendlichen, automatisierten Tools.
Wie lassen sich Geschäftsprozesse im Mittelstand automatisieren?
Grundsätzlich können RPA-Lösungen auch in KMUs so gut wie überall eingesetzt werden und zur Erhöhung des Effizienzgrads beitragen. Die Frage lautet dabei eher: Wie kann und sollte das am besten geschehen? Entscheidend dafür ist vor allem die Festlegung eines individuell abgestimmten Operating-Modells. Dafür sollten zunächst folgende Punkte geklärt werden:
- Welche technischen Kenntnisse und Anforderungen können/müssen berücksichtigt werden? (technische Komponente)
- Ab wann lohnt sich der Einsatz einer RPA-Lösung für die betreffende Tätigkeit? (wirtschaftliche Komponente)
- Ist die betreffende RPA-Einheit zentral oder dezentral angesiedelt? (organisatorische Komponente)
- Prozesse müssen Step-by-Step bewertet werden. (Prozessbewertung)
- RPA-Bots müssen implementiert werden. (Praxis-Komponente)
Innerhalb der nun folgenden Unterabschnitte soll dabei noch detaillierter auf die einzelnen Komponenten eingegangen werden, die für eine erfolgreiche Einführung von RPA-Lösungen in puncto Geschäftsprozesse automatisieren in KMUs essenziell sind.
Unsere RPA-Experten evaluieren mit Hilfe von praxiserprobten Analyse-Tools, welche Ihrer Prozesse automatisiert werden können. Anhand dieser Daten werden wir prüfen, welche RPA-Lösung den Bedürfnissen Ihres Unternehmens am besten entspricht.
Technische Anforderungen zum Geschäftsprozesse automatisieren
Um herauszufinden, ob sich ein Prozess überhaupt für die Automatisierung eignet, müssen zunächst die technischen Anforderungen geprüft werden. Prinzipiell eignen sich Prozesse, die bereits einen hohen Digitalisierungsgrad aufweisen, am besten hierfür. Denn: die für die RPA-Lösung benötigten Input-Daten müssen digital bereitstehen, um diese via RPA-Software bearbeiten zu können. Es ist daher auch eine Frage des Datentyps, in welchem die benötigten Daten zur Verfügung stehen. Handschriftliche Daten oder Bilder müssen gegebenenfalls durch einen vorgelagerten Prozess zunächst digitalisiert werden. Weiterhin müssen die zu automatisierenden Prozesse weitgehend standardisiert und routiniert sein. Entwickeln Sie daher strukturierte Ablaufpläne und vorhersehbare Variationen der zu automatisierenden Prozesse. Das schließt natürlich mit ein, dass für den jeweiligen Prozess auch eindeutige Regeln vorliegen (Regelbasierung). Auch sollte eine gewisse Prozessstabilität vorliegen – automatisieren Sie daher am besten nur Prozesse, die mindestens zwischen 12 und 18 Monaten Bestand haben, idealerweise sogar länger!
Wirtschaftliche Anforderungen zum Geschäftsprozesse automatisieren
Die wirtschaftlichen Anforderungen, die RPA-Lösungen an Ihr Unternehmen stellen, sind natürlich sehr individuell. Zunächst sollten Sie sich auf Prozesse mit hohem Transaktionsvolumen stürzen, die häufig und bisweilen sehr arbeitsintensiv durchgeführt werden. Weiterhin eignen sich auch Prozesse dafür, die eine erhöhte Fehleranfälligkeit aufweisen – hier könnten die RPA-Bots schon allein durch eine geringere Fehlerquote zur Wertschöpfung beitragen. Zu guter Letzt steht dann noch die Frage nach den Kosten für die Umsetzung im Raum. Speziell die Entwicklung individualisierter RPA-Lösungen kann mitunter zeit- und kostenintensiv sein. Deutlich günstiger sind jedoch „Produkte von der Stange“, die nur noch geringfügig an die vorherrschenden Bedingungen angepasst werden müssen. Erhältlich per Lizenz- oder Software-as-a-Service-Modell kosten RPA-Lösungen für den Mittelstand durchschnittlichen zwischen 500 und 1.500 Euro pro Tool und Monat, beziehungsweise zwischen 10.000 und 30.000 Euro für ganze Robot-Plattformen. Die Einsparungspotenziale sind hingegen oft enorm!
Organisatorische Anforderungen zum Geschäftsprozesse automatisieren
Die Einführung von RPA-Lösungen in Ihrem Unternehmen bedarf eines umfassenden, organisatorischen Ablaufplans, für den Sie sich unbedingt einen erfahrenen Ansprechpartner mit ins Boot holen sollten! Dies umfasst bereits die Auswahl der für die Prozessautomatisierung infrage kommenden Prozesse sowie die zwischenzeitliche Auswahl an RPA-Lösungen, deren individuelle Anpassung und die schlussendliche Einführung der Bots. Bei der Einführung sollten Sie die jeweiligen Fachabteilungen unbedingt miteinbeziehen. Denn diese sind es ja häufig, die durch arbeitsintensive Aufgaben oder Fachkräftemangel geplagt werden und daher am meisten von fortschrittlichen RPA-Lösungen profitieren können. Stellen Sie dann sogenannte „RPA-Teams“ zusammen, die beispielsweise aus den folgenden Beteiligten bestehen können:
- Mitarbeiter/Leiter der Fachabteilung
- Mitarbeiter/Leiter der IT-Abteilung
- externe IT-Berater
- externe Programmierer
- Betriebsrat (wenn vorhanden)
- Datenschutzbeauftragte (intern oder extern)
- Qualitätsmanagementbeauftragte (intern oder extern)
Wie Sie sehen, so erfordert die Einführung von RPA-Lösungen im Mittelstand gleichfalls eine effektive Orchestrierung einer Vielzahl unterschiedlicher Beteiligter. Speziell bei dieser Aufgabe können und sollten Sie die langjährigen Erfahrungen eines Spezialisten im Bereich IT-Projektmanagement nutzen!
Prozessbewertung
Für die der RPA-Einführung vorangestellte Prozessbewertung können Sie sich konkreter Bewertungsmethoden bedienen, bei denen Sie anhand von verschiedenen K.o.-Kriterien überprüfen, ob sich ein Prozess tatsächlich für die Automatisierung via RPA-Bots eignet. Hierfür bewerten Sie die einzelnen Kriterien auf einer Skala von 0 bis 4. Folgende Punkte werden dabei aufgegriffen:
Schritt 1: Überprüfung der Machbarkeit | Schritt 2: Überprüfung der Wirtschaftlichkeit | Schritt 3: Überprüfung der Prozessattraktivität | Schritt 4: Auswertung |
Ist es technisch und organisatorisch möglich? | Welcher finanzielle und strategische Mehrwert wird generiert? | Welche Prozesse eignen sich am besten? | Vergleich durch Punktevergabe und Gewichtung. |
Erstellen Sie dann eine detaillierte Auswertungstabelle, bei der Sie individuelle Gewichtungen vornehmen und dann die Ergebnisse Ihrer Prozess-Recherche anhand von vergebenen Punkten eintragen. Dies kann zum Beispiel wie folgt aussehen:
Abbildung 1: Beispielhafte Prozessbewertung
Implementierung von RPA
Auch für die Implementierung von RPA können Sie auf bereits bewährte Abläufe zurückgreifen. So kann ebenso die Implementierung von RPA-Bots in verschiedene Prozessschritte unterteilt werden. Wir empfehlen Ihnen daher die folgenden, insgesamt fünf Meilensteine, die Sie im Zuge der Bot-Implementierung abarbeiten:
- Evaluation (Was soll wie entwickelt werden?)
- Vorbereitung (Wer soll mit eingebunden werden?)
- Implementierung (Programmierung und Bereitstellung des Bots.)
- Test (Bot wird in Teil- oder Vollbetrieb genommen und auf Herz und Nieren getestet.)
- Überwachung (Regelmäßige Überprüfung von Leistungszahlen sowie potenzielle Nachbesserungen anstreben.)
Sie können dabei einzelne Teilschritte oder die komplette Planung, Konzeption und Umsetzung sowie Wartung an einen erfahrenen und fachkompetenten Dienstleister übertragen. Dieser steht Ihnen darüber hinaus auch jederzeit für individuelle Beratungsleistungen zu den Themen RPA-Implementierung in KMUs zur Verfügung. Sprechen Sie daher gern mit uns!
Fallbeispiel in puncto Geschäftsprozesse automatisieren
Glaubt man aktuellen Berichten in den deutschen Wirtschaftsnachrichten, so steckt speziell die deutsche Maschinenbau-Branche in einer gewaltigen Krise. Dies betrifft vor allen auch mittelständische Maschinenbau-Unternehmen, die von vielseitigen RPA-Lösungen in jedem Fall profitieren könnten! Zwar kommen in vielen, mittelständischen Produktionshallen bereits teil- und vollautomatisierte Roboter zum Einsatz, jedoch auch nur dort und noch nicht im Backoffice! In letztgenannten Bereichen könnten aber bis zu 30 Prozent der Verwaltungskosten eingespart werden, indem auf moderne RPA-Bots zur Erledigung von Routine- oder Abrechnungsaufgaben gesetzt wird. Konkrete Einsparungspotenziale ergeben sich für mittelständische Maschinenbau-Unternehmen vor allem im Bereich der Überwachung, Auswertung und Analyse von produktionsspezifischen Kennzahlen. Häufig wird hier mit selbstkonstruierten Excel-Tools gearbeitet, die sich schnell und leicht durch RPA-Bots automatisieren lassen. Aber auch die Personalabteilung sowie das Controlling können durch intelligente RPA-Bots ergänzt werden und damit personelle und zeitliche Ressourcen einsparen. Die so eingesparten Ressourcen könnten deutsche Maschinenbau-Unternehmen des Mittelstands künftig mehr in innovative Forschungsprojekte investieren, um damit Wettbewerbsvorteile wiederzugewinnen.
Welche Vorteile sprechen für RPA im Mittelstand?
RPA bietet speziell für mittelständische Unternehmen eine Fülle an Vorteilen. Denn: gerade KMUs benötigen effiziente Systeme sowie schnelle und wirksame Workflows sowie ein starkes Kundenmanagement. Fallen Schlüsselpositionen in repetitiven Tätigkeiten aus, so gerät das Geschäft schnell ins Stocken. Wir möchten Ihnen daher die 10 größten Vorteile in puncto Geschäftsprozesse automatisieren für KMUs ebenfalls nicht länger vorenthalten:
- RPA benötigt nur eine kurze Einarbeitungszeit und ist vergleichsweise schnell verfügbar (und stellt damit eine „non-invasive Technologie“ dar)
- RPA-Bots sind günstig in der Umsetzung und bieten einen guten Return-on-Invest (oftmals bereits innerhalb weniger Monate)
- Prozessoptimierungen und Automatisierungen können die Produktivität von KMUs enorm steigern
- RPA-Bots sparen zeitliche und personelle Ressourcen ein (die dann an anderer Stelle eingesetzt werden können)
- RPA-Lösungen sind leicht skalierbar (sie können quasi rund um die Uhr arbeiten und lassen sich leicht duplizieren)
- RPA bietet eine geringere Fehlerquote (zum Beispiel weniger Tipp- oder Rechenfehler und damit eine höhere Datenqualität)
- Bessere Kunden- Beschäftigtenzufriedenheit aufgrund von RPA-Bots
- RPA-Bots lassen sich flexibel und universell einsetzen
- RPA lässt sich hervorragend in bestehende Systeme integrieren
- Erschließung neuer Einnahmequellen (da bisherige Prozesse deutlich schneller und kostengünstiger abgewickelt werden können)
Wie Sie sehen, so bietet RPA gerade mittelständischen Unternehmen eine Fülle an Vorteilen. Lassen Sie sich diesbezüglich aber gern noch detaillierter von einem erfahrenen Fachmann für RPA-Lösungen zum Automatisieren von Geschäftsprozessen informieren!
Mit RPA haben wir die Chance, Prozesse zu automatisieren, die keine menschliche Anstrengung erfordern – vereinbaren Sie jetzt ein erstes unverbindliches Beratungsgespräch!
Fazit zum Thema Geschäftsprozesse automatisieren im Mittelstand
Mittelständische Unternehmen können in enormem Ausmaß von den unmittelbaren Vorteilen von RPA-Lösungen profitieren! Denn RPA bietet Ihnen insgesamt ein weites Feld mit großem Entwicklungs- sowie Einsparpotenzial. Gestalten Sie damit Ihren Betriebs- und Unternehmensalltag nicht nur effizienter, sondern vor allem auch fortschrittlicher und weiten Sie damit Ihre Kapazitäten aus. Nutzen Sie außerdem vorteilhafte Skaleneffekte, die Ihnen RPA-Bots bieten. Wir von der Mendelson GmbH bieten Ihnen ein breites Spektrum an Leistungen innerhalb der Bereiche RPA-Assessment, RPA-Entwicklung sowie RPA-Implementierung und RPA-Wartung. Wir sind diesbezüglich mit einem erfahrenen Team, bestehend aus geschulten und zertifizierten RPA-Spezialisten sowie IT-Projektmanagern ausgestattet. Bei weiterem Interesse kommen Sie daher gern auf das erfahrene Team der Mendelson GmbH um den Geschäftsführer Herrn Alexander Mendelson zu. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
