Was Sie erwartet
Unter dem Begriff „Prozess“ verstehen wir im betriebswirtschaftlichen Zusammenhang einen Ablauf sowie eine Abfolge von Aktivitäten oder Tätigkeiten, die der Erreichung von Unternehmenszielen dienen. Ein Prozess sollte daher immer einen messbaren Nutzen erbringen und von den Beteiligten unter Einhaltung bestimmter Regeln durchgeführt werden. An sich stellt ein Prozess damit die kleinste Instanz der betrieblichen Abläufe dar, der aber dennoch große Aufmerksamkeit gewidmet werden sollte. Ein ganzheitliches Wissen um betriebliche Prozesse ist daher überhaupt erst die Voraussetzung dafür, um Prozesse analysieren und im Idealfall optimieren zu können. In jedem Unternehmen gibt es schätzungsweise mehrere hundert bis tausend Prozesse, die oftmals parallel ablaufen. Sich hier einen Überblick über die einzelnen Prozesse zu verschaffen, ist dabei gar nicht so einfach. Und genau hier kommt die neue Technik der Geschäftsdatenanalyse namens „Process Mining“ ins Spiel! Es handelt sich dabei – ganz grob gesagt – um die Möglichkeit, bestehende Prozesse (digital) zu rekonstruieren und diese auswertbar zu machen. Auf diesem Wege können Ineffizienzen und Optimierungspotenziale freigelegt werden, die ansonsten im Verborgenen bleiben würden. Process Mining dient daher mittlerweile als wichtiges, operatives Instrument, um Prozesse jeglicher Art im Unternehmen zu verbessern. Rund 62 Prozent aller Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern nutzen Process Mining bereits zur Erreichung deren individuellen Ziele – Tendenz steigend! Da Process Mining aber auch im Mittelstand immer mehr an Bedeutung gewinnt, so soll der nun folgende Artikel sich einmal mit der Process Mining Definition sowie mit der Umsetzung von Process Mining deutsch befassen.
Was Sie erwartet
Process Mining Definition
Process Mining beschreibt an sich einen Mix aus verschiedenen Technologien sowie Methoden, die dem Bereich des Prozessmanagements zuzuordnen sind. Als Hauptziel gilt dabei zunächst, Prozesse unterschiedlichster Art zu analysieren. Hierbei versucht das Process Mining Antworten auf die folgenden Fragen zu erlangen:
- Wie laufen die entsprechenden Prozesse überhaupt ab?
- Weichen diese vom idealen Modell ab?
- Welchen Output bieten die Prozesse?
- Welche Probleme treten häufig auf und warum?
- Welche Optimierungspotenziale bergen die jeweiligen Prozesse?
Mithilfe des Process Minings können Sie nun – unter Verwendung innovativer Software – die Visualisierung Ihrer Prozesse vornehmen. Dies macht es überhaupt erst möglich, diese eingehend zu analysieren und Ihr individuelles Benchmarking zu betreiben. Hierfür werden einzelne Prozessschritte zunächst definiert, anschließend zusammengefügt und schlussendlich visualisiert. Nachdem die Rekonstruierung Ihrer Prozesse digital erfolgt ist, können die einzelnen Prozessschritte dann mit Ihren individuellen Zielprozessen abgeglichen werden. Machen Sie dann Differenzen ausfindig und implementieren Sie Optimierungsschritte, die Sie anschließend wieder zu kompletten Prozessen zusammensetzen. Da Geschäftsprozesse oftmals nicht formal dokumentiert sind, so bietet Process Mining speziell bei unbekannten Prozessen die Möglichkeit, diese zu extrahieren und gegebenenfalls zu verbessern. Realisiert wird das Ganze über sogenannte Logfiles sowie Bewegungsdateien innerhalb betrieblicher Informationssysteme. Lassen Sie uns innerhalb der nun folgenden Unterabschnitte aber gern noch detaillierter auf die Begriffe Geschäftsprozesse, Daten sowie Datenmining und auf die Herkunft, Ausgangslage und Herausforderungen der Process Mining Definition eingehen.
Begriffserklärungen [Geschäftsprozesse, Daten & Datenmining]
Geschäftsprozesse [GP]
Man mag es gar nicht glauben, aber der Begriff des „Geschäftsprozesses“ existiert tatsächlich bereits seit dem Jahre 1776 und wurde vom schottischen Ökonomen Adam Smith ins Leben gerufen. Im Grunde genommen beschreibt ein Geschäftsprozess eine Reihe von miteinander verbundenen Aufgaben. Zum Ziel steht die Erbringung einer Dienstleistung – entweder innerbetrieblich oder zwischen dem Unternehmen und dem Kunden. Wichtig ist: Ein Geschäftsprozess hat immer einen bestimmten Output zum Ziel – und diesen können Sie messen! Bringt dieser tatsächlich den erhofften Nutzen? Process Mining findet es für Sie heraus und wertet dafür prozessspezifische Daten aus!
Daten
Auch der Begriff „Daten“ ist untrennbar mit der Process Mining Definition verbunden. Daten sind Informationen, die entweder vom Anwender einer Technologie oder der Technologie selbst benötigt werden. Daten können durch Beobachtungen, Messungen sowie aus statistischen Erhebungen gewonnen werden und sich in Form von Zahlenwerten, Textinformationen sowie Tönen, Bildern oder Videos darstellen. Daten müssen im Zusammenspiel mit dem Process Mining gewonnen und ausgewertet werden – und zwar mithilfe von Datenmining!
Datenmining
Datenmining (oder auch: „Data Mining“ genannt) stellt eine systematische Anwendung von computergestützten Methoden dar, die es erlaubt, vorhandene Daten nach verschiedenen Kriterien auszuwerten. Es kann sich dabei beispielsweise um Trends, Muster, Zusammenhänge sowie Außerplanmäßigkeiten handeln. Datenmining hat damit die Wissensentdeckung und die Verstehung logischer Zusammenhänge zum Ziel und stellt damit ein wichtiges Instrument zur Erkennung prozessspezifischer Realitäten dar. Denn, mithilfe von Datenmining können Prozesse zunächst klassifiziert, später segmentiert und anschließend deren Output prognostiziert werden.
Herkunft
Die „Big-Data-Analytics“-Technologie namens Process Mining weist ihre Ursprünge in den frühen 2000er-Jahren in den Niederlanden auf. Hier wurde das Konzept vom niederländischen Informatikprofessor Will van der Aalst entwickelt. Dieser forschte bereits vor über 20 Jahren an Systemen, die ein ganzheitlicheres Workflow Management, beziehungsweise ein besseres Business Process Management ermöglichen. Schnell erkannte van der Aalst den eigentlichen Ursprung des Problems: Man hatte sich bisweilen stets auf Datenanalysen gestützt, ohne dabei die Prozesse an sich zu betrachten. Alsbald machte sich van der Aalst an Visualisierungstools und sah fortan davon ab, bestehende Big-Data-Tools weiter zu verfeinern – Process Mining war geboren!
Ausgangslage
Process Mining eignet sich hervorragend, um gleich zwei wichtige Schritte Ihrer prozessorientierten Organisation abzudecken: und zwar das Messen und auch das Analysieren von Prozessen verschiedenster Art! Damit Sie Process Mining aber überhaupt sinnvoll einsetzen können, müssen die Prozesse selbst natürlich die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
- die Prozesse müssen bekannt, gut strukturiert sowie modelliert sein (um diese mittels IT-Systemen auslesbar zu machen)
- es muss sich dabei um digitalisierte Prozesse handeln
- auch schlecht digitalisierte Prozesse kommen nicht infrage
- damit die Log-Daten immer einwandfrei ausgegeben werden können, ist oftmals eine initiale Programmierung notwendig
- die Datenmenge an sich sollte möglichst groß sein
- außerdem ist eine hohe Varianz der Daten zu empfehlen
Wie Sie sehen, so gibt es per Process Mining Definition eine Reihe von Vorzeichen zu beachten, bei denen Ihnen das freundliche Team der Mendelson GmbH gern mit Rat und Tat zur Seite steht!
Herausforderungen
Die einzige Gefahr beim Process Mining besteht darin, dass aufgrund einer zu kleinen oder zu homogenen Datenmasse falsche Rückschlüsse auf die Daten gezogen werden. Deshalb ist bei der Zusammenstellung der Prozesse für das spätere Process Mining vor allem wichtig, dass Sie möglichst viele und vielseitige Daten miteinbeziehen. Auch geht mit Process Mining eine gewisse Verantwortung in puncto Datenschutz einher. Immerhin lassen sich so auch die Arbeitsleistungen einzelner Mitarbeiter direkt miteinander vergleichen. Process Mining stellt zudem lediglich eine Analysemöglichkeit dar, der sich jedoch wirksame Prozessautomatisierungen anschließen können. Ein relativ hoher Einführungsaufwand wird dann meist durch effektive Optimierungsmaßnahmen belohnt.
Was ist Process Mining aktuell und warum wird es immer wichtiger?
Die digitale Transformation und Big Data sorgen aktuell dafür, dass immer mehr Daten und Prozesse digital abgebildet werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre individuellen Geschäftsprozesse innerhalb kürzester Zeit zu automatisieren. Da die Informationen (Daten) ja im Prinzip vorliegen, benötigen diese nur noch eine geeignete Methode, um auch Prozesse automatisierbar zu machen. Dies führt im Umkehrschluss dazu, dass Prozesse auch immer schneller und effizienter werden. Preise für digitale Dienstleistungen sinken damit und der Wettbewerbsdruck erhöht sich für Unternehmen. Um für diesen Wettbewerb bestmöglich gerüstet zu sein, benötigt es daher nicht nur die reine Automatisierung von Prozessen (zum Beispiel per „Robotic Process Automation“ oder kurz: „RPA“), sondern ein Verbindungsstück zwischen IST-Zustand und der späteren Automatisierung. Speziell dafür eignet sich Process Mining. Es schließt die Lücke zwischen IST-Zustand und Automatisierung! War Process Mining bislang nur gutsituierten Großunternehmen vorbehalten, so entdecken auch immer mehr Mittelständler die Vorzüge dieser innovativen Methode. Auch kann Process Mining mittlerweile durch die fachkompetente Hilfe eines erfahrenen IT-Dienstleisters wie zum Beispiel der Mendelson GmbH von extern umgesetzt werden.
Process Mining ist ein großartiges Werkzeug, um die aktuellen Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens auf der Grundlage der Daten in Ihren IT-Systemen zu beurteilen.
Process Mining deutsch in der Praxis
Process Mining wird heute bereits in deutschen Großunternehmen sowie im Mittelstand gelebt. Im Durchschnitt analysieren deutsche Unternehmen via Process Mining rund 30 verschiedene Geschäftsprozesse und sparen damit mehr als 20 Prozent ihrer Prozesskosten ein. Process Mining deutsch integriert sich damit perfekt in das altbewährte Konzept: „Was muss ich heute tun, um zukünftig erfolgreicher und günstiger zu sein als die Konkurrenz?“. Und so werden auch in deutschen Unternehmen immer mehr Prozesse gescannt und verbessert. Auch Sie können und sollten von den Vorzügen des neuen Process Mining Konzepts profitieren. Schauen wir uns daher im Folgenden einmal alle Ziele an, die Sie mithilfe von Process Mining deutsch erreichen können, wer Process Mining überhaupt nutzen kann und was Sie dafür benötigen.
Diese Ziele können per Process Mining Definition erreicht werden
Zwar liegt der Hauptfokus beim Process Mining auf der Verringerung der durchschnittlichen Prozess-Durchlaufzeiten, jedoch stellt dies nur die Spitze des Eisbergs an Möglichkeiten dar, die diese neue Methode Ihnen bietet. Denn Process Mining bietet Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, potenzielle Engpässe (im Fachjargon auch „Bottlenecks“ genannt) zu erkennen. Identifizieren Sie via Process Mining zudem überflüssige Prozessschritte, die Ihnen keine oder nur verhältnismäßig wenig Wertschöpfung generieren. Auch unnötige „Ping-Pong-Schritte“, bei denen Informationen oder Daten zwischen zwei Abteilungen hin und hergeführt werden, können per Process Mining aufgedeckt werden. Auf diese Weise können Sie Abteilungen entlasten und Ihren individuellen Geschäftsalltag deutlich effizienter gestalten.
Wer es nutzen kann
Process Mining kann im Grunde genommen jeder nutzen, der bereits über digitalisierte Prozesse verfügt. Offline-Prozesse kommen hierfür leider nicht infrage, da dafür kein geeignetes Tool zur Auswertung, beziehungsweise Visualisierung verwendet werden kann. Auch spielt die Größe Ihres Unternehmens, respektive Ihres Budgets keine Rolle. Die Mendelson GmbH bietet Ihnen als erfahrener IT-Dienstleister eine Fülle an individualisierbaren Lösungen jeglichen Zuschnitts, die Ihren Geschäftsalltag revolutionieren können. Potenzielle Anwendungsbereiche lassen sich vor allem in folgenden Bereichen finden:
- im Qualitätsmanagement
- im (Kunden-)Service-Management
- im Controlling (bei der Erstellung von Forecasts oder Prognosen)
- in der Lohn- und Finanzbuchhaltung
- im Backoffice
- bei der Visualisierung von SAP-Prozessen
- im Prozessmanagement
- in IT-Abteilungen
- in Data Science Teams
- bei Beratern und Auditoren
Und noch viele weitere Einsatzgebiete sind denkbar! Sprechen Sie hierfür einfach mit unserem erfahrenen Team an IT-Spezialisten für Process Mining!
Was benötigt wird
Anbei möchten wir Ihnen noch eine kleine Tabelle mit den wichtigsten Dingen aufzeigen, die für ein ganzheitliches Process Mining benötigt werden:
Was wird benötigt? | Was ist das? |
Software | Für den Start wird eine spezielle Process-Mining-Software benötigt, die wir von der Mendelson GmbH Ihnen selbstverständlich liefern. |
Daten & Eventlog | Eine möglichst große Datenmenge, die bei Ihnen bereits auf IT-Systemen gespeichert ist, ist von enormem Vorteil. Idealerweise handelt es sich dabei um Datenbanken in Form eines Eventlogs (das heißt, dass die Daten hier nach Case-ID, nach Timestamp sowie nach Aktivität geordnet sind). |
Case-ID | Eine Case-ID ist quasi eine Prozessnummer eines abgeschlossenen Prozesses. |
Timestamp | Der Timestamp markiert, wann der entsprechende Prozessschritt absolviert wurde. Hierfür ist dieser mit einer Start- und einer Endzeit ausgestattet. |
Aktivität | Die Aktivität beschreibt textuell oder per Code, was im einzelnen Prozessschritt getan wurde. |
Alle Vorteile der Process Mining Definition auf einen Blick
Process Mining ist aus der heutigen Unternehmenswelt mittlerweile kaum mehr wegzudenken. Es bietet Ihnen eine Fülle unschlagbarer Vorteile, die wir Ihnen an dieser Stelle gern noch einmal zusammenfassen möchten:
- Process Mining ist im Vergleich zu herkömmlichen Ansätzen wesentlich realitätsnaher und effektiver
- Process Mining ist sehr viel schneller (als beispielsweise Workshops, Interviews oder komplexe Offline-Auswertungen)
- Process Mining ist sehr viel objektiver (da Sie Ihre Prozesse so sehen, wie sie wirklich sind)
- Process Mining bietet Ihnen „das vollständige Bild“ (Sie erhalten ein vollumfassendes Bild, vom Start bis zum Schluss Ihrer Prozesse)
- Sie decken Redundanzen, Engpässe, Verzögerungen und anderweitige Ineffizienzen auf
- Sie erkennen Änderungen und Ausnahmen bei Prozessen (und können reagieren)
- Sie können Ihre Prozesse besser sichtbar machen
- Sie erhöhen Ihre individuelle Wettbewerbsfähigkeit (durch schnellere und kostengünstigere Prozesse)
- Sie können per Process Mining Definition kontinuierliche Verbesserungsprozesse anstoßen
- Sie reduzieren im Schnitt fast 20 Prozent Ihrer Prozessdurchlaufzeiten
- Sie stärken Ihre Mitarbeiter (durch Entlastung, durch Innovation und durch Wachstum)
Kann Process Mining auch bei Ihnen eingeführt werden?
Process Mining stellt heute ein wichtiger Vorschritt für darauffolgende RPA-Lösungen dar. Daher handelt es sich beim Process Mining um eine wichtige und universal einsetzbare Methode, mit der Sie in Ihrem individuellen Geschäftsalltag eine Vielzahl an digitalen Prozessen untersuchen können. Unter Verwendung geeigneter Tools und Systematiken kann Process Mining selbstverständlich auch bei Ihnen im Unternehmen eingesetzt werden. Die Frage ist hier weniger „Ob überhaupt?“, sondern vielmehr „Wie?“. Eigens dafür stehen wir von der Mendelson GmbH, als langjährig erfahrener IT-Experte für Process Mining und RPA Ihnen mit einem freundlichen und fachkompetenten Team an IT-Spezialisten zur Verfügung. Die Process Mining Definition bietet bisweilen noch ungeahnte Potenziale in vielen Bereichen der Unternehmenswelt. Mit großer Wahrscheinlichkeit gibt es auch bei Ihnen eine Vielzahl standardisierter und digitalisierter Prozesse, die bisweilen noch von kostenintensivem Personal und vor allem manuell, ermüdend und fehleranfällig ausgeführt werden? Die durch geeignete RPA-Lösungen freiwerdenden Human Ressources könnten Sie so noch wertschöpfender und effektiver einsetzen. Lassen Sie Ihre individuellen Geschäftsprozesse daher unbedingt von einem erfahrenen Ansprechpartner für Process Mining und RPA überprüfen und auswerten! Diesbezüglich können Sie beispielsweise auf die Fachkompetenz der Mendelson GmbH aus Eschborn zurückgreifen!
Kontaktieren Sie uns jetzt für Ihre maßgeschneiderte Beratung zum Thema Process Mining!
Fangen Sie jetzt an und lassen Sie uns über Probleme sprechen – aber vor allem über Lösungen. Vereinbaren Sie jetzt einen kostenlosen Beratungstermin.
Fazit zum Thema Process Mining und dessen Zukunft
Process Mining stellt aus unserer Sicht nur der erste Schritt in Richtung Process Intelligence dar. Bei dieser nächsten Evolutionsstufe wird schon bald eine Echtzeitüberwachung Ihrer Prozesse möglich sein. Damit können Sie dann ein direktes Prozessredesign und potenzielle Optimierungsmaßnahmen vor Ort umsetzen. Um hierfür jedoch eine gute Basis zu legen, müssen Ihre bestehenden Prozesse zunächst gescannt, visualisiert und ausgewertet werden. Den nächsten Schritt markieren dann RPA-Lösungen, die bisherige Prozesse automatisieren. Diese können dann anschließend via Process Intelligence fortlaufende verbessert werden. Gestalten Sie damit Ihren Betriebs- und Unternehmensalltag nicht nur effizienter, sondern vor allem auch fortschrittlicher und weiten Sie damit Ihre Kapazitäten aus. Wir von der Mendelson GmbH bieten Ihnen ein breites Spektrum an Leistungen innerhalb der Bereiche Process Mining, RPA-Assessment, RPA-Entwicklung sowie RPA-Implementierung und RPA-Wartung. Wir sind diesbezüglich mit einem erfahrenen Team, bestehend aus geschulten und zertifizierten RPA-Spezialisten sowie IT-Projektmanagern ausgestattet. Bei weiterem Interesse kommen Sie daher gern auf das Team der Mendelson GmbH um den Geschäftsführer Herrn Alexander Mendelson zu. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
