Was Sie erwartet
Mühsame, zeitaufwändige und vor allem kostenintensive Operativtätigkeiten sind im individuellen Betriebsalltag oft ein zwangsläufiges Übel. Mithilfe von Robotic Process Automation (oder auch: „RPA“ sowie „robotergestützte Prozessautomatisierung“ genannt) können hochvolumige und sich wiederholende Aufgaben jedoch bald an künstliche Intelligenz ausgelagert werden. Denn der neue Industrietrend stellt eine Technologie dar, die die Interaktion zwischen Menschen und Software auf effektive und automatisierte Art und Weise verzahnt. Zielstellung der RPA ist die Erstellung von Softwareprogrammen (auch „Bots“, als Kurzform für „Robots“ genannt), die menschlichen Tätigkeiten wie zum Beispiel die Eingabe von Daten, die Anmeldung von Anwendungen oder anderweitige, stark repetitive Arbeiten künftig per Knopfdruck erledigen lassen. Damit steht die Wirtschaft an sich kurz vor einem bahnbrechenden Paradigmenwechsel. Denn wurden derartige Tätigkeiten bisweilen noch von einer ganzen Heerschar an Mitarbeitern ausgeführt, so benötigen Unternehmen für eine funktionierende RPA mittlerweile eher speziell dafür ausgebildete und erfahrene Software-Ingenieure sowie IT-Projektmanager. Nur so können die insgesamt steigenden Anforderungen der digitalen Welt künftig noch gestemmt werden. RPA ist per Definition dabei keineswegs nur eine luxuriöse Lösung für Großunternehmen – vor allem auch kleine und mittelständige Unternehmen können von den zahlreichen Vorteilen dieser neuartigen, gewinnbringenden Technologie profitieren. Der nun folgende Artikel beschäftigt sich daher einmal grundlegend mit der Thematik der RPA Definition und der RPA Abkürzung. Des Weiteren sollen verschiedene Arten von RPA aufgezeigt werden sowie potenzielle Chancen, die sich für Sie aus der RPA ergeben können.
Was Sie erwartet
RPA automatisiert, verschlankt und standardisiert Geschäftsprozesse
Bereits jetzt nutzen rund 71 Prozent aller deutschen Unternehmen künstliche Intelligenz in irgendeiner Form – Tendenz steigend! Und mit RPA wird hier der nächste Schritt gegangen! Denn es handelt sich bei der RPA um ein völlig neues Konzept, welches umfassende Kosteneinsparungen durch die Wegrationalisierung und Automatisierung repetitiver Tätigkeiten mit sich bringt. RPA lässt sich zudem in nahezu jedem Geschäftsbereich implementieren. Die nun folgenden Unterabschnitte sollen sich daher einmal mit den aufgelisteten Unterpunkten befassen:
- mit einer detaillierten Erklärung und Interpretation der RPA Abkürzung
- mit den verschiedenen Einsatzgebieten der RPA
- mit einer Abgrenzung zur traditionellen Prozessautomation
RPA Definition: was bedeutet die Abkürzung?
Der zunächst etwas irreführende Begriff der RPA (= „Robotic Process Automation“) beschäftigt sich nicht mit physisch existenten Maschinen oder Robotern, wie Ihnen diese vielleicht aus der Fertigungsindustrie bereits bekannt vorkommen dürften. Vielmehr beschreibt das Wort „robotic“ (zu Deutsch: „robotergestützt“) in diesem Kontext einen vollautomatisierten, virtuellen Assistenten, der programmierbare Aufgaben ausführen kann. Automatisiert werden dabei vor allem Prozesse oder Arbeitsabläufe. Und zwar entweder in Form einzelner Teilaufgaben oder kompletten Aufgabenverbünden. Hierfür werden spezielle Programme – die RPA Bots – erstellt, die landläufig auch als digitale Software-Roboter verstanden werden. Anders als bei bekannten Software-Assistenten, übernehmen RPA-Bots auch die eigenständigen Interaktionen mit verschiedenen Softwaresystemen und Benutzerschnittstellen.
Einsatzgebiete
Die RPA Definition bietet bereits heute eine Fülle an Einsatzgebieten. Anbei daher einmal 10 typische und interessante Bereiche, in denen RPA aktuell schon zur Wertschöpfung in vielen Unternehmen beiträgt:
- Web Scraping (Methode zur Datenerhebung im Internet, bei der Webseiten auf bestimmte Daten hin untersucht werden und diese auf geeignete Weise dokumentiert und auswertbar gemacht werden)
- Bestellungsbearbeitungen (automatisches Abarbeiten von Kundenbestellungen in Online-Shops)
- Beantwortung von Kundenanfragen (automatische Interaktion mit Kunden via E-Mail oder Telefon)
- Datenübertragungen (zwischen verschiedenen Softwaresystemen zur Datenerfassung, Konsistenzprüfung sowie Ausarbeitung von Fehlerpotenzial)
- Lohnbuchhaltung (Sicherstellung korrekter Lohn- und Gehaltsabrechnung mithilfe von RPA-gestützten Softwaretools)
- Formulareingaben (Ermöglichung von automatisierten Formulareingaben per Knopfdruck)
- Kundendatenpflege (Verwaltung von Kundenstammdaten oder Datenänderungen)
- Statusmeldungen (Erstellung automatisierter Berichte für Mitarbeiter, Kunden und Vorgesetzte sowie Investoren bei bestimmten Ereignissen)
- Beschwerdemanagement (Analyse und Auswertung von Kundeninformationen oder Bewertungen)
- Antragsbearbeitung (Extraktion von Daten aus Formularen oder Antragsbögen und Gegenprüfung auf Plausibilität, beziehungsweise Freischaltung weiterer Prozesse auf dieser Grundlage)
Abgrenzung zur traditionellen Prozessautomatisierung
Im Vergleich zur RPA ist die Automatisierung in der traditionellen Prozessautomatisierung weitgehend im zugrundeliegenden System integriert – sprich: im Backend. Für den Nutzer sind die Schnittstellen daher nicht ohne weiteres sichtbar. Somit sind automatisierte Prozesse hier deutlich starrer und unempfänglicher gegenüber Änderungen. Auch wird bei der traditionellen Prozessautomatisierung eher der Ansatz des Business Process Managements (oder auch: „BPM“) verfolgt. Für diese sind spezielle Plattformen notwendig, die nur bedingt auf vorherrschende Bedingungen angepasst werden können. RPA ist im Vergleich zur traditionellen Prozessautomation also deutlich flexibler und anpassbarer.
Was Sie per RPA Definition für die Umsetzung benötigen
Die Umsetzung von verschiedensten RPA-Projekten wird von Software-Entwicklern und IT-Projektmanagern geplant, geleitet und zum Ergebnis gebracht. Ein RPA-Projekt wird überdies in 5 einzelne Phasen unterteilt:
- Phase 1: Prozessidentifikation & Prozessauswahl (Welche Prozesse gibt es überhaupt, die sich automatisieren lassen und wie hoch wäre der zeitliche und kostenmäßige Ertrag der Einsparungen einer vollautomatisierten Lösung?)
- Phase 2: Prozessanalyse & Prozessdokumentation (Genauere Analyse der zu automatisierenden Prozesse nach Auswahl dieser und Dokumentation aller Schritte, die dieser Prozess beinhaltet)
- Phase 3: Entwicklung & Implementierung RPA (Entwicklung einer robotergestützten Software-Lösung zur Automatisierung der jeweiligen Prozesse)
- Phase 4: Test RPA (Testlauf, gegebenenfalls Nachbearbeitung sowie Startlauf)
- Phase 5: Auslieferung (Einführung der RPA-Lösung)
RPA macht damit ein umfassendes Know-how in puncto Planung, Konzeption sowie Umsetzung notwendig. Das Gute daran: Sie müssen die entsprechenden Kompetenzen nicht selbst in Ihrem Unternehmen bündeln. Kostengünstige Outsourcing-Lösungen wirken einem potenziellen Fachkräftemangel im eigenen Unternehmen oder ausufernden Entwicklungskosten hilfreich entgegen! Die jeweiligen RPA-Bots zu entwickeln, anzupassen sowie zu konfigurieren und einzuführen – all das kann von einem erfahrenen IT-Dienstleister (wie zum Beispiel der Mendelson GmbH) übernommen werden. Dieser übernimmt im Idealfall auch die Wartung und Anpassung der Bots (zum Beispiel in Form eines Software-as-a-Service-Modells) für Sie. Hierbei können Sie zudem verschiedene Stufen der RPA anstreben. Im Folgenden möchten wir Ihnen daher die teilautomatisierte RPA und die vollautomatisierte RPA vorstellen sowie welche Prozesse überhaupt per RPA automatisiert werden können.
Teilautomatisierte RPA
Per RPA Definition gibt es neben der vollautomatisierten RPA auch die teilautomatisierte RPA. Bei dieser liegt der Fokus eher auf der RPA-Bot-/Mensch-Interaktion. Software-Bots helfen hier schon umfassend bei der Erledigung vielseitiger Prozesse, jedoch werden die Bots grundsätzlich noch vom Menschen gesteuert. Die Zuarbeit wird hier durch bestimmte Ereignisse sowie Aktionen des Mitarbeiters und dessen Befehle ausgelöst. Der RPA-Bot übernimmt hier folglich keine analytischen oder Ausnahme-betreffende Prozesse.
Vollautomatisierte RPA
Bei der vollautomatisierten RPA arbeitet der RPA-Bot hingegen bereits vollkommen eigenständig und ohne menschliches Eingreifen. Dieser übernimmt damit die Auswahl, Vorbereitung, Durchführung sowie Nachkontrolle und Nachschaltung diverser Prozesse. Vollautomatisierte RPA-Bots werden häufig in Back-Office-Systemen eingesetzt, bei der es eine Vielzahl standardisierter Tätigkeiten gibt. Anders als bei der teilautomatisierten RPA, greifen Mitarbeiter hier auch in Ausnahmefällen nicht in die Arbeitsweise des RPA-Bots ein, da diese potenzielle Probleme selbst beheben kann.
Welche Prozesse kommen überhaupt infrage?
RPA kann heute bereits für viele Prozesse genutzt werden. Anbei daher einmal eine kleine Auswahl der aktuell am weitesten verbreiteten Einsatzgebiete von RPA:
| Bereiche | Welche Prozesse können automatisiert werden? |
| Finance & Accounting | Procure-to-Pay (bei der automatisierten Beschaffung von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen)Order-to-Cash (beim automatisierten Verkauf von Produkten)Reporting (bei der automatisierten Auswertung sowie bei der Erstellung von Berichten) |
| Personalwesen / Human Resources (HR) | Lohn- und GehaltsabrechnungenAbwesenheitsnotizen (in E-Mail-Programmen)HR-Analysen & Reporting |
| IT-Support/Entwicklung | Ticket-Anfragen (automatisierte Antworten, Services sowie Testläufe)Incident-Management (automatisierte, administrative Aufgaben sowie gleichzeitige Bearbeitung von ähnlichen Anfragen)Back-Ups (automatisierte Erstellung von Back-Ups) |
| bereichsübergreifend | Qualitätsmanagement (RPA kann auch zur Auswertung und Verbesserung der Qualität im Unternehmen eingesetzt werden)RPA-Assessment (Auswahl weiterer Kleinstprozesse, die sich für RPA eignen) |
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Unsere RPA-Experten evaluieren mit Hilfe von praxiserprobten Analyse-Tools, welche Ihrer Prozesse automatisiert werden können. Anhand dieser Daten werden wir prüfen, welche RPA-Lösung den Bedürfnissen Ihres Unternehmens am besten entspricht.
Alle Vorteile von RPA auf einen Blick
Gemäß Expertenschätzungen kann bereits heute mehr als die Hälfte aller im Unternehmen existenten Prozesse per RPA Definition automatisiert werden. Daher liegen innovative RPA-Projekte aktuell stark im Trend. Software-Bots werden damit zu einem Enabler im Kontext der digitalen Transformation. Überdies bietet die RPA folgende, unschlagbare Vorteile (potenziell auch für Ihr Unternehmen!):
- die Automatisierung von Standardprozessen sorgt für mehr Effizienz (und spart Zeit, Kosten und [personelle] Kapazitäten)
- RPA-Bots lassen sich einfach skalieren (diese können steigende Workloads oder hinzukommende Prozesse problemlos übernehmen)
- universell einsetzbar (bereits entwickelte Bot-Lösungen lassen sich abteilungs-, bereichs- und unternehmensübergreifend einsetzen)
- RPA-Bots gewährleisten Compliance und IT-Sicherheit (automatisiertes Befolgen festgelegter Business Rules sowie Erkennung potenziellen Sicherheitsrisiken)
- Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit steigt (beiden Parteien helfen die RPA-Bots also ungemein!)
Wie Sie sehen, so bieten RPA-Bots ein enormes Potenzial, um Ihren individuellen Unternehmensalltag effektiver, sicherer sowie zufriedenstellender für alle Beteiligten zu gestalten!
In welchen Branchen wird RPA aktuell bereits eingesetzt?
RPA macht derzeit insgesamt große Fortschritte in allen modernen Bereichen der Wirtschaft, weshalb Wissen über RPA Definitionen umso wichtiger ist. Überall dort, wo Flexibilität und Anpassung an die modernen Marktbedingungen jedoch besonders wichtig sind, wird RPA bisweilen stark fokussiert eingesetzt. Robotergesteuerte Software bereichert daher mittlerweile stark die verschiedensten Prozessabläufe von Versicherungsunternehmen. Hier kommt diese vor allem in puncto Preisgestaltung, Richtlinienverwaltung sowie Schadensachbearbeitung zum Einsatz. Ebenfalls umfassend ist bereits jetzt der Einsatz in der Finanzbranche – hier übernehmen automatisierte „Roboadvisors“, bei denen es sich um vollautomatisierte Anlage-Assistenten- und Berater handelt, die digitale Geldanlage in verschiedenste Anlageprodukte und führen dabei ein eigenständiges Rebalancing durch. Auch in der Juristik kommen RPA-Lösungen schon vielseitig zum Erstellen von Dokumenten oder Prüfen von rechtlichen Rahmenbedingungen zum Einsatz.
Kann RPA auch bei Ihnen eingeführt werden?
Natürlich bietet die RPA Definition noch ungeahntes Potenzial in weiteren Bereichen der Wirtschaftswelt. Mit großer Wahrscheinlichkeit gibt es auch bei Ihnen eine Vielzahl standardisierter Prozesse, die bisweilen noch von kostenintensivem Personal und vor allem manuell, ermüdend und fehleranfällig ausgeführt werden? Die durch geeignete RPA-Lösungen freiwerdenden Personalressourcen können Sie so noch wertschöpfender und effektiver einsetzen. Ihr individuelles RPA-Potenzial sollten Sie daher unbedingt von einem erfahrenen Spezialisten für RPA überprüfen und auswerten lassen! Hier können Sie beispielsweise auf die Fachkompetenz der Mendelson GmbH zurückgreifen!
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Fazit zum Thema RPA Definition: „Was ist RPA und wie kann es Ihnen helfen?“
Die RPA bietet Ihnen insgesamt ein weites Feld mit enormem Entwicklungs- sowie Einsparpotenzial. Gestalten Sie damit Ihren Betriebs- und Unternehmensalltag nicht nur effizienter, sondern vor allem auch fortschrittlicher und weiten Sie damit Ihre Kapazitäten aus. Nutzen Sie außerdem vorteilhafte Skaleneffekte, die Ihnen RPA-Bots bieten. Wir von der Mendelson GmbH bieten Ihnen ein breites Spektrum an Leistungen innerhalb der Bereiche RPA-Assessment, RPA-Entwicklung sowie RPA-Implementierung und RPA-Wartung. Wir sind diesbezüglich mit einem erfahrenen Team, bestehend aus geschulten und zertifizierten RPA-Spezialisten sowie IT-Projektmanagern ausgestattet. Bei weiterem Interesse kommen Sie daher gern auf uns per E-Mail oder Telefon zu. Wir freuen uns bereits auf Ihre Kontaktaufnahme!
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