Was Sie erwartet
Die voranschreitende Digitalisierung und der damit verbundene, gestiegene Wettbewerbsdruck macht auch vor der Rechtsbranche keinen Halt. Und so bilden Vertragsentwürfe, Plädoyers sowie juristischer Schriftverkehr mittlerweile weitere Einsatzgebiete für die Prozessautomatisierung – welche in diesem Bereich auch als „Legal RPA“ bezeichnet wird. Als potenzielle Nutzer kommen hierfür vor allem Anwaltskanzleien sowie Rechtsabteilungen von Unternehmen infrage, die von den vielversprechenden Technologien im Bereich der Prozessautomatisierung profitieren können. Die umfassenden Effizienzpotenziale, die RPA-Lösungen für die Erledigung juristischen Routinearbeiten bieten, wirken sich kosteneinsparend und qualitätssteigernd auf die zu erbringenden Leistungen aus. Experten gehen beispielsweise von einer bis zu 65-prozentigen Kostenreduzierung aus, die die Implementierung von Legal RPA bereits nach wenigen Monaten amortisiert. Gleichzeitig bieten RPA-Lösungen die Möglichkeit, der wachsenden Nachfrage von Rechtsdienstleistungen Rechnung zu tragen. Manuelle, papierbasierte sowie grundsätzlich fehleranfällige Prozesse werden künftig also immer öfter von vorteilhaften Legal Tech RPA Bots ausgeführt werden. Der nun folgende Artikel soll sich daher einmal mit den vielseitigen Möglichkeiten im Bereich Legal RPA und der grundlegenden Legal Tech Definition beschäftigen. Wir möchten dabei im Detail auf die folgenden Punkte eingehen:
Was Sie erwartet:
Legal Tech Definition
Der Trendbegriff „Legal Tech“ ist aktuell in aller Munde. Doch, was genau verbirgt sich dahinter? Es handelt sich dabei um ein Kombinationsbegriff, bestehend aus den Wörtern „Legal Services“ sowie „Technology“. Grob gesagt, ist darunter die Digitalisierung von juristischer Arbeit zu verstehen. Gemeint sind damit sowohl einzelne Arbeitsschritte, als auch komplette Rechtsdienstleistungen. Mithilfe anspruchsvoller und hoch entwickelter IT-Technologie, wie zum Beispiel Software-Bots können große Bereiche juristischer Leistungen mittlerweile kosteneffizient und qualitätssteigernd automatisiert werden. Legal Tech umfasst aber nicht nur hochkomplexe Anwendungen wie zum Beispiel Sprach- oder Textbots, sondern auch ganz simple Anwendungen auf Microsoft Excel-Basis wie zum Beispiel VBA-Bots oder auf Datenbank-Basis wie zum Beispiel SQL-Bots. Mit Legal Tech geht daher vielmehr eine spezifische Herangehensweise einher, die eine individuelle Prozessautomatisierung sowie Skalierung für Juristen bietet. In den nun folgenden Unterabschnitten möchten wir aber gern noch detaillierter auf die folgenden Fragen eingehen:
- Was ist Legal RPA?
- Welche Prozesse kommen infrage?
- Welche Potenziale bietet Legal RPA?
Was ist Legal RPA?
RPA steht bekanntlich für „Robotic Process Automation“ (zu Deutsch: robotergestützte Prozessautomatisierung). Bisweilen kommen RPA-Bots – so heißen die softwaregestützten Automatisierungsprogramme – vor allem in den Bereichen Finanzen und Marketing zum Einsatz. Durch Legal RPA finden Teil- und Vollautomatisierungen via Software-Bots aber nun auch in der Rechtsbranche ihre Anwendung. Legal RPA Bots übernehmen Abläufe sowie Workflows, die bislang offline, beziehungsweise manuell durchgeführt wurden und automatisieren diese.
Welche Prozesse kommen für Lega Tech infrage?
Juristische Routineaufgaben können schon heute von praktischen RPA-Bots automatisiert werden. Hierfür kommen beispielsweise die folgenden Prozesse infrage:
- das Verfassen und Versenden von E-Mails
- das Verfassen und die Individualisierung von Verträgen auf Basis von Musterverträgen
- die Prüfung von Dokumenten
- die Durchführung von Berechnungen
- das Erfassen von Informationen aus Datenbanken oder die Speicherung dieser in Datenbanken
- die Erstellung von Templates und anderweitigen Rechtsdokumenten
- das Anlegen von Akten
- der Kundenkontakt (zum Beispiel via E-Mail, Chat oder Telefon)
die Unterzeichnung von Rechtsdokumenten oder Erklärungen
Welche Potenziale bietet Legal RPA?
Die Potenziale von Legal RPA bots sind vor allem hinsichtlich der möglichen Kosteneinsparungen von Personalkosten außerordentlich – im Schnitt können zwischen 35 und 65 Prozent der bisherigen Kosten eingespart werden! Die US-amerikanische Großkanzlei Berry Appleman and Leiden LLP sparte durch den Einsatz von ausgeklügelten Legal RPA Bots innerhalb von 6 Monaten beispielsweise über 10.000 Arbeitsstunden ein – zudem konnten durch die Automatisierung insgesamt 3 Prozesse wegrationalisiert werden. Darüber hinaus erhöhen RPA Bots das individuelle Qualitätslevel bei juristischen Routineaufgaben enorm!
Wir wissen, dass jede Branche von den modernsten Methoden profitieren kann. Unser Ziel ist es, Sie mit den Technologien vertraut zu machen, um Ihrem Unternehmen die besten Voraussetzungen für die Zukunft zu bieten, und Kosten und Zeit zu sparen.
Hier kann Legal Tech RPA auch für Juristen eingesetzt werden
Die tatsächlichen Einsatzgebiete von Legal Tech RPA sind nahezu unbegrenzt! Längst haben daher nicht nur Großkanzleien, sondern auch Legal-Startups sowie Rechtsabteilungen in mittelständischen Unternehmen diesen bahnbrechenden IT-Trend für sich entdeckt. Derartige Anwendungen lassen sich recht unkompliziert von einem erfahrenen IT-Dienstleister wie beispielsweise von der Mendelson GmbH planen, entwickeln und implementieren sowie warten. Im Bereich Legal Tech gibt es eine Vielzahl von Projekten, bei deren Umsetzung Mendelson & Co. Ihnen helfen kann. In den folgenden Unterabschnitten, zeigen wir Ihnen gern einmal ein paar davon näher auf
Automatische Freigabe von NDA-Erklärungen
NDA-Erklärungen (oder auch: „Non-Disclosure-Agreements“) gehören gewissermaßen zum juristischen Tagesgeschäft. Die Vorgehensweise ist dabei immer die Gleiche:
- Erstellung der NDA-Erklärung
- Freigabe der NDA-Erklärung
- Unterzeichnung der NDA-Erklärung
- Archivierung der NDA-Erklärung
Sämtliche Schritte können bereits heute durch innovative RPA Bots für Microsoft Word, Outlook sowie Datenbanken automatisiert werden. Sowohl die Dokumenterstellung, als auch der Schriftverkehr per E-Mail lassen sich durch den Legal RPA Bot erledigen.
Erstellen von Vertragsunterlagen aus Textbausteinen
Auch Vertragsunterlagen folgen in den meisten Fällen einem immer gleichen Schema – nur einzelne Textbausteine müssen unter Umständen individuell angepasst werden. Den Großteil der anfallenden Arbeiten bei der Vertragsvorbereitung können Sie daher ebenfalls einem smarten Legal RPA Bot überlassen. Dieser greift hier auf vorgefertigte Vertragsdokumente oder Textbausteine in Datenbanken zurück und fügt diese automatisiert in Microsoft Word zusammen.
Dokumentenprüfung mit Legal Tech
Bei der Dokumentenprüfung können Sie ab sofort ebenso auf eine praktische RPA-Lösung mit Legal Tech Background setzen. Diese verfügt über eine angehängte Datenbank, die Keywords, Textbausteine sowie Wenn-/Dann-Funktionen beinhaltet – nach diesen Informationen filtert der Legal Bot dann das zu prüfende Dokument.
Datenbankabfragen mit Legal Tech
Legal RPA eignet sich aber auch hervorragend zur Abfrage von Informationen aus verschiedenen Datenbanksystemen. Dabei kann es sich um folgende Daten handeln:
- Kontaktdaten
- Mandantenhistorie
- Schriftverkehr
- Verträge
- Akten
- hinterlegte Nachweise
Diese und viele weitere Informationen können Sie bequem in Datenbanken hinterlegen und per Knopfdruck von einem intelligenten RPA Bot zusammentragen lassen.
Juristische Recherchen mit Legal RPA
Gesetzestexte offline vom Rechtsanwaltsassistenten durchwälzen und dabei Informationen herausfiltern zu lassen war gestern. Digitale Gesetzbücher mit angehangenen Legal RPA Bots sind heute! Und so lassen sich auch juristische Recherchen auf verschiedensten Rechtsgebieten mittlerweile per Prozessautomatisierung digitalisieren und einfacher gestalten. Konkret untersucht ein RPA Bot hier digitalisierte Gesetzbücher nach bestimmten Informationen (die zum Beispiel in einer Datenbank angehangen sein können).
Kundenservice von Rechtsanwaltskanzleien und Rechtsabteilungen
Ebenso im Bereich Kundenservice von Rechtsanwaltskanzleien oder Rechtsabteilungen können Legal RPA Bots das Leben wesentlich einfacher machen! So können hier beispielsweise spezielle Chatbots oder automatisierte E-Mail-Kommunikationssysteme genutzt werden, um den Kundenkontakt weitgehend zu automatisieren – sorgen Sie damit nicht nur für Kosteneinsparungen, sondern gleichzeitig für ein höheres Service-Level bei Ihren Kunden!
Legal Tech RPA in wenigen Schritten implementieren
Legal Tech RPA können Sie in Ihrem Unternehmen ebenfalls schnell und einfach implementieren. Wichtig ist hierfür an erster Stelle ein erfahrener und innovativer Ansprechpartner für Prozessautomatisierungen, wie zum Beispiel Mendelson & Co. Diese setzten für Sie individuelle RPA-Projekte im Legal-Bereich um. IT-Spezialisten gehen bei der Erstellung der vorteilhaften RPA-Bots in der Regel wie folgt vor:
- Prozessdefinition
- Prozessautomatisierung
- Implementierung, Wartung & Weiterentwicklung
In den nun folgenden Unterabschnitten möchten wir Ihnen die übliche Implementierungsschritte für Legal RPA Anwendungen gern noch umfassender erklären.
Prozessdefinition
Während der Prozessdefinition verschafft sich unser Team einen Überblick über alle zu automatisierenden Workflows und Prozessschritte. Diesbezüglich werden zunächst eine Prozessreihenfolge sowie ein Prozessumfang definiert. Jene Prozessbestandteile werden dann durch eine spezielle Software geloggt – anschließend werden die einzelnen Prozessschritte dann zu größeren Prozessen zusammengefasst. Ein Automatisierungsprojekt sieht immer nur die Automatisierung einzelner Prozesse vor – später können auch Prozessverbünde automatisiert werden. Die Prozessdefinition markiert damit den Start aller Automatisierungsbestrebungen und beschäftigt sich mit der grundlegenden Frage: Was und in welchem Umfang soll überhaupt automatisiert werden?
Prozessautomatisierung
Im nächsten Schritt geht es dann an die Umsetzung der Prozessautomatisierung. Dabei werden die folgenden Teilschritte umgesetzt:
- Planung, Konzeption und Umsetzung individueller Software-Bots
- Erstellung von Code
- Debugging
- Backtest
Unser Spezialisten-Team erstellt dabei teil- oder vollautomatisierte RPA-Lösungen für Sie und kann diese agil an die vorherrschenden Bedingungen anpassen.
Implementierung, Wartung & Weiterentwicklung
Sobald der Backtest Ihrer individuellen Legal Tech RPA Lösung erfolgreich abgeschlossen wurde, macht sich unser Team dann an die Implementierung. Diese umfasst wiederum die folgenden Leistungen:
- wir schulen Ihre Mitarbeiter hinsichtlich der Funktion und Anwendung Ihrer Legal RPA Bots
- wir führen Ihre Legal RPA Bots ein (Installation von Software, Lizenzierung und Versorgung Ihres Personals)
- wir warten Ihre RPA-Software fortlaufend und beheben potenzielle Probleme im Betrieb
Natürlich können Sie die Leistungen von Mendelson & Co. aber auch gern für zusätzliche Beratung, Unterstützung und Erweiterungen Ihrer Legal RPA-Lösungen nach der Implementation in Anspruch nehmen!
Alle Vorteile von Legal RPA auf einen Blick
Legal Tech RPA bietet insgesamt eine große Auswahl an unschlagbaren Vorteilen, die wir Ihnen an dieser Stelle natürlich nicht vorenthalten möchten:
- sparen Sie zwischen 35 und 65 Prozent der Kosten für die Erledigung von Routineaufgaben ein
- sparen Sie überflüssige Prozessschritte oder ganze Prozesse
- erhöhen Sie das Qualitätslevel Ihrer Legal-Leistungen
- erhöhen Sie den Service-Level Ihres Kundensupports
- verringern Sie die Fehlerquote von Prozessen
- erhöhen Sie Ihre internen Kapazitäten (auch in Anbetracht an den stetig steigenden Legal-Bedarf)
- digitalisieren Sie bisweilen offline durchgeführte Prozesse
- entlasten Sie Ihre Mitarbeiter
- nutzen Sie freiwerdende Kapazitäten zur Weiterbildung auf dem Gebiet der Prozessautomatisierung
Wie Sie sehen, so kann sich der Einsatz von fortschrittlichen Legal Tech RPA Lösungen auch bei Ihnen durchaus lohnen! Wagen daher auch Sie den Sprung in Richtung Digitalisierung und Automatisierung mithilfe von innovativen Software-Bots, die Ihnen Kosteneinsparungen und Qualitätssteigerungen bringen können. Rund 47 Prozent aller Geschäftsprozesse in Unternehmen können praktisch schon heute von innovativen Software-Robotern ausgeführt werden. Wie hoch das individuelle Potenzial für Automatisierungen tatsächlich ist, das findet der erfahrene IT-Dienstleister Mendelson & Co. gern für Sie heraus! Die Mendelson GmbH beschäftigt diesbezüglich ein innovatives Team, bestehend aus leidenschaftlichen IT-Spezialisten und steht Ihnen für individuelle Automatisierungsanfragen jederzeit zur Verfügung!
Fangen Sie jetzt an und lassen Sie uns über Probleme sprechen – aber vor allem über Lösungen. Vereinbaren Sie jetzt einen kostenlosen Beratungstermin.
Fazit zu den Themen Prozessautomatisierung und Digitale Transformation
Innovative Automatisierungslösungen via RPA haben auch in vielen anderen Branchen wie im Maschinenbau oder in der Versicherungs- und Energiebranche bereits zu umfassenden Kostensenkungen sowie Effizienzsteigerungen geführt. Auch im juristischen Raum werden diese mehr und mehr Aufgaben übernehmen und die Branche zunehmend digitalisieren und automatisieren. Die Prozessautomatisierung durch Legal Tech markiert daher ein Bereich, an dem Sie in den kommenden Jahren nicht vorbeikommen werden! Sparen Sie dadurch bis zu 30 Prozent an Kosten ein, erhöhen Sie die Kundenzufriedenheit und gestalten Sie Ihren individuellen Geschäftsalltag insgesamt wesentlich reibungsloser. Profitieren daher auch Sie von den vorteilhaften Leistungen der langjährig erfahrenen IT-Experten von Mendelson & Co.! Unser Unternehmen beschäftigt diesbezüglich ein breitgefächertes Team, bestehend aus fachkompetenten und innovativen IT-Spezialisten, IT-Dienstleistern sowie IT-Beratern. Wir bieten Ihnen deutschlandweit umfassende Beratungen sowie konkrete Digitalisierungs- und RPA-Lösungen für individuelle Einsatzgebiete. Gern verschafft sich unser Team daher einen Überblick über Ihre Gegebenheiten vor Ort und erstellt auf Anfrage unverbindliche Konzepte für die digitale Transformation oder Automatisierung von Geschäftsprozessen in Ihrem Hause. Bei weiterem Interesse kommen Sie daher gern auf das freundliche Team der Mendelson GmbH um den Geschäftsführer Herrn Alexander Mendelson zu. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und wünschen Ihnen bis dahin alles Gute!
